IBeeS.ARCHIV - die intelligente Archivierungsmethode

Die IBeeS.ERP-Datenbank wächst durch die tägliche Arbeit im Laufe der Zeit kontinuierlich an. Mit zunehmender Größe entstehen Probleme bei:

• Datensicherung (der Zeitaufwand steigt)
• Datenwiederherstellung (der Zeitaufwand steigt)
  
• Einhaltung der Limitierungen bei freien Datenbank-Editionen (z.B. MS SQL Server Express Edition)
  

Es entsteht der Wunsch, Daten zu archivieren, um die Datenbank zu entlasten. Herkömmliche Archivierungsmethoden lagern sämtliche Daten eines bestimmten Zeitraumes in separate Archive aus. Dies hat jedoch Nachteile:

• Die archivierten Daten sind im Hauptsystem nicht mehr sichtbar.
• Es muss ein spezielles Archivsystem für die Recherche in den archivierten Daten bereitgestellt werden.
  
• Es ist nahezu unmöglich, einen sauberen zeitlichen Schnitt in den Beziehungen der Daten untereinander
  zu definieren, so dass durch die Archivierung Datenbeziehungen "zerrissen" werden.
  
  

Bei näherer Betrachtung wird deutlich, dass die Größe der Datenbank hauptsächlich von Dokumentendateien bestimmt wird, nämlich von:

Anlagen (Textdokumente, pdf-Dateien, Bilder, Filme u.s.w.) Dokumenten der Ausgabehistorie (Druckdokumente, Faxe, Emails)

Durch gezielte Auslagerung dieser Daten kann die Größe der IBeeS.ERP-Datenbank erheblich verringert werden, ohne dass sich dies bei der praktischen Arbeit mit IBeeS.ERP bemerkbar macht.

Grundsätzliche Funktionsweise Die Dokumente der Anlagen und Ausgabehistorie werden in separate Archivdatenbanken ausgelagert. In den Archiven können keine Änderungen vorgenommen werden. Änderungen an Dokumenten sind weiterhin möglich, diese werden dann wieder in die Hauptdatenbank überführt.

Hauptmerkmale

• Es können beliebig viele Archive angelegt werden.
  
• Der Zeitraum für die zu archivierenden Daten kann für jedes Archiv individuell festgelegt werden.
  
• Jedes Archiv kann Anlagen, Dokumente der Ausgabehistorie oder beides enthalten.
  
• Jedes Archiv liegt in einer separaten Datenbank.
  
• Auf die Archive wird nur lesend zugegriffen.

Vorteile und Nutzen

• Reduzierung des teuren Server-Festplattenplatzes (RAID/Storage): Für die zyklische Sicherung der IBeeS.ERP-Datenbank wird weniger Festplattenplatz benötigt. Die Archive können auf normale Festplatten ausgelagert werden.
  
• Zeitersparnis bei Datensicherung: Für die zyklische Sicherung der IBeeS.ERP-Datenbank wird weniger Zeit benötigt.
• Minimierung von Ausfallzeiten: Nach einem Systemausfall bzw. einer Fehlbedienung wird für die Wiederherstellung der IBeeS.ERP-Datenbank weniger Zeit benötigt.
  
• Kostenersparnis bei Datenbanksystemen: Freie Datenbanksysteme mit Limitierungen (z.B. MS SQL Server Express Edition, auf 4GB Größe einer einzelnen Datenbankdatei begrenzt) lassen sich auch bei größeren Datenmengen einsetzen, indem entsprechend viele Archive angelegt werden.
  
• Vollständiger Erhalt der Datenbankstruktur: Sämtliche Datensätze sind in IBeeS.ERP weiterhin komplett sichtbar und können bearbeitet werden - die Archivierung bleibt vom Anwender praktisch unbemerkt.